Data-gedreven werken binnen een G-4 Gemeente

Jongeren zo effectief, efficiënt en mensgericht mogelijk helpen is één van de voornaamste doelen van deze afdeling in een Nederlandse G4-gemeente. ElastIQ-Connect is gevraagd hieraan bij te dragen door innovatie te realiseren op het gebied van data-gedreven werken. Concreter verwoord: een project begeleiden en sturen waarin nieuwe informatievoorzieningen worden ingericht en data-instrumenten worden ontwikkeld. Met als doel de dienstverlening aan de burger te optimaliseren.
 
Aanpak
Bij aanvang van de opdracht zijn er verschillende voorbereidingsstappen gelijktijdig van start gegaan:
 
1.     Kennismakingsgesprekken (50+) met belanghebbende stakeholders van verschillende afdelingen om uitgebreid netwerk binnen de organisatie op te bouwen. Om uiteindelijk kennis uit de organisatie te verbinden;
2.     Het applicatielandschap te doorgronden en de bestaande informatieproducten analyseren met als doel de datastromen, -bronnen en het eindgebruik hiervan inzichtelijk te krijgen;
3.     Een roadmap en strategisch stappenplan inclusief mijlpalen op een tijdlijn uitschrijven;
4.     Een multidisciplinair team samenstellen waarmee de opdracht succesvol kan worden uitgevoerd.
 
Eenmaal akkoord op de roadmap en met een dedicated team is er aan de slag gegaan met het opbouwen van de inventarisatielijsten met wensen en eisen op een agile-werkwijze. Belangrijk hierin was de visie dat de wensen en eisen 100% vanuit de stakeholders afkomstig moest zijn en dat zelf niets op basis van aannames werd aangevuld. Hierin was het belangrijk de balans te vinden tussen behulpzaam acteren en de stakeholders uit te dagen kritisch op henzelf te blijven. De stakeholders werden door deze bijeenkomsten getriggerd datagerichter te kijken naar werkzaamheden en resultaten: een data-driven mindset in the making afdelingsbreed, zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen.
 
Resultaat
De transitie naar data gedreven werken heeft geleid tot significante verbeteringen in de dienstverlening van de afdeling. Door gegevens-gestuurde beslissingen te nemen, kan het team nu gerichte ondersteuning bieden aan jongeren die dat het hardst nodig hebben in de stad. Dit heeft niet alleen geresulteerd in een efficiëntere toewijzing van middelen en betere resultaten, maar ook in een grotere tevredenheid onder de medewerkers van de gemeente.
 
Bovendien heeft deze transitie geleid tot een data-gedreven cultuuromslag binnen de organisatie. Data en inzichten worden nu gezien als waardevolle hulpmiddelen bij het nemen van beslissingen en het opstellen van jaardoelen en strategieën. De grootste positieve neveneffecten van deze ontwikkelingen zijn:
 
1.     Dat antwoorden op vragen van de wethouder sneller kunnen worden gegeven door beleidsadviseurs;
2.     Er een scherper inzicht ontstaat in de opbouw van de caseload en de werkdruk voor teammanagers; en
3.     Er adequater kan worden opgetreden door kwaliteitsmedewerkers tegen systeem- en datavervuiling.
 
Ontzettend trots dat wij hier als ElastIQ-Connect een maatschappelijke bijdrage in hebben mogen leveren. Het mensgerichte gedachtengoed behouden in een wereld die steeds technischer wordt, is van groot belang.